Garante per la protezione dei dati personali , Comunicato Stampa 24 maggio 2004

L'Anci, in collaborazione con Ancitel, con i rappresentanti di alcune amministrazioni comunali, con l'Uncem e con lo stesso Garante, ha elaborato uno schema tipo di Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari che, dopo il parere positivo dell'Autorità, costituirà lo schema tipo al quale Comuni e Comunità montane dovranno far riferimento.

Entro il 30 settembre, infatti, i Comuni e gli altri Enti locali devono approvare un Regolamento che individui i tipi di dati trattati e le operazioni con essi eseguibili (art.20, art. 181 del D.lg. 196/2003). La normativa sulla protezione dei dati personali stabilisce che tale Regolamento debba essere sottoposto al parere del Garante per la protezione dei dati personali oppure essere conforme agli schemi tipo approvati dallo stesso.

Lo schema tipo elaborato dall'Anci, disponibile nei siti web dell'Associazione (www.anci.it), di Ancitel (www.ancitel.it), di Uncem (www.Uncem.it), contiene una delibera standard, l'indice dei trattamenti (30 per i Comuni e 16 per le Comunità montane) e una scheda per ogni trattamento. Ogni scheda, a sua volta, è articolata in una serie di riquadri di dettaglio che evidenziano la denominazione del trattamento dati, la fonte normativa, le finalità rilevanti di interesse pubblico per il trattamento dei dati sensibili, i tipi dei dati trattati, l'iter procedurale seguito per l'archivio dei dati stessi. La scheda contiene anche una sintetica descrizione relativa al trattamento e al flusso informativo.

Gli Enti locali potranno esprimere le proprie osservazioni e formulare suggerimenti sullo schema tipo entro il 15 giugno collegandosi al sito Internet dell'Anci. Una volta approvato dal Garante, gli enti potranno utilizzare lo schema tipo, come ricordato, entro il 30 settembre.
Roma, 24 maggio 2004

A.N.C.I.
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Consultazione Regolamento dati sensibili e giudiziari

Caro Sindaco,
il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196), entrato in vigore il 1° gennaio 2004, disciplina in maniera più compiuta e puntuale una serie di adempimenti che le pubbliche amministrazioni sono chiamate ad effettuare in tale settore.
Al pari degli altri soggetti pubblici, i Comuni e le Comunità montane che hanno iniziato a trattare dati di carattere sensibile o giudiziario anteriormente al 1 gennaio 2004, qualora si rinvenga nell'ordinamento una disposizione di legge che specifichi unicamente le finalità di rilevante interesse pubblico ma non anche la tipologia di dati trattabili e di operazioni eseguibili, sono tenuti ad identificare e rendere pubblici improrogabilmente entro il 30 settembre 2004 i tipi di dati e di operazioni realizzabili attraverso un atto di natura regolamentare, adottato in conformità al parere espresso dal Garante anche su schemi tipo (artt. 20, comma 2, e 181, comma 1, lett. a), del d.lg. n. 196/2003).
L'ANCI ha quindi predisposto, in stretta collaborazione con Ancitel, Uncem, i rappresentanti di alcune Amministrazioni comunali ed il Garante per la protezione dei dati personali, uno schema tipo di regolamento che, una volta approvato dall'Autorità, costituirà il modello in conformità al quale i Comuni e le Comunità montane potranno allineare i propri atti regolamentari per poter legittimamente trattare i dati sensibili e giudiziari: la completa rispondenza del regolamento allo schema-tipo approvato dal Garante esimerà la singola Amministrazione dal dover chiedere il previsto parere conforme.
Il modello qui riportato è corredato da una serie di schede, relative ad ogni singolo trattamento effettuato di norma presso i Comuni e le Comunità montane, che individuano la fonte normativa, le rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite, i tipi di dati trattati e di operazioni eseguibili, nonché la sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo. Il testo dello schema di regolamento viene quindi reso pubblico, al fine di sollecitare i soggetti interessati a formulare eventuali osservazioni ed ottenere proposte di modifica, integrazioni o suggerimenti per ogni singola scheda, ove a tale scopo sono attive le funzioni di: MODIFICA — OSSERVAZIONI - INTEGRAZIONI.
L'Ancitel valuterà ogni eventuale osservazione pervenuta al riguardo prima di sottoporre il documento, che costituirà lo schema tipo di regolamento previsto dall'art. 20, comma 2, del d.lgs. n. 196/2003, al formale parere del Garante e metterlo a disposizione dei Comuni e delle Comunità montane.
Per partecipare attivamente alla fase di consultazione, che si concluderà entro il 15 giugno 2004, è necessario richiedere i codici di accesso previo invio tramite fax del modulo di adesione. L'iniziativa è gratuita.

Cordialmente

Il Direttore
Angelo Rughetti

Assistenza Comuni ANCITEL : 06 76291303-287-329
Responsabile del progetto - Anna Rita Marocchi
REGOLAMENTO COMUNE
IL CONSIGLIO COMUNALE

Premesso che:
- l'articolo 20, comma 2, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 ("Codice in materia di protezione dei dati personali") stabilisce che nei casi in cui una disposizione di legge specifichi la finalità di rilevante interesse pubblico, ma non i tipi di dati sensibili e giudiziari trattabili ed i tipi di operazioni su questi eseguibili, il trattamento è consentito solo in riferimento a quei tipi di dati e di operazioni identificati e resi pubblici a cura dei soggetti che ne effettuano il trattamento, in relazione alle specifiche finalità perseguite nei singoli casi;
- il medesimo art. 20, comma 2, prevede che detta identificazione debba essere effettuata nel rispetto dei principi di cui all'art. 22 del citato Codice, in particolare, assicurando che i soggetti pubblici:
a) trattino i soli dati sensibili e giudiziari indispensabili per le relative attività istituzionali che non possono essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa;
b) raccolgano detti dati, di regola, presso l'interessato;
c) verifichino periodicamente l'esattezza, l'aggiornamento dei dati sensibili e giudiziari, nonché la loro pertinenza, completezza, non eccedenza ed indispensabilità rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi;
d) trattino i dati sensibili e giudiziari contenuti in elenchi, registri o banche di dati, tenuto con l'ausilio di strumenti elettronici, con tecniche di cifratura o mediante l'utilizzazione di codici identificativi o di altre soluzioni che li rendano temporaneamente inintelligibili anche a chi è autorizzato ad accedervi;
e) conservino i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale separatamente da altri dati personali trattati per finalità che non richiedono il loro utilizzo;
- sempre ai sensi del citato art. 20, comma 2, detta identificazione deve avvenire con atto di natura regolamentare adottato in conformità al parere espresso dal Garante, ai sensi dell'art. 154, comma 1, lettera g);
- il parere dell'Autorità di garanzia può essere fornito anche su "schemi tipo";
- l'art. 20, comma 4, del decreto legislativo n. 196/2003, prevede che l'identificazione di cui sopra venga aggiornata e integrata periodicamente;
VISTE le restanti disposizioni del d.lg. n. 196/2003;
VISTO lo schema-tipo di regolamento sul trattamento dei dati sensibili sul quale il Garante per la protezione dei dati personali ha fornito il proprio parere in data…..……
VERIFICATA la rispondenza dei trattamenti effettuati da questa amministrazione comunale al predetto schema tipo e quindi la non necessità di sottoporre al preventivo parere del Garante ulteriori trattamenti;
RITENUTO pertanto di poter adottare il predetto schema-tipo senza ulteriori modifiche od integrazioni;

CONSIDERATA la necessità di dare a detto regolamento la più ampia diffusione nell'ambito della comunità locale;

DELIBERA

* di approvare, in relazione alle rilevanti finalità di interesse pubblico individuate dal d.lg. n. 196/2003, il quadro di riferimento per i dati sensibili e giudiziari trattabili e per le operazioni su di essi eseguibili secondo quanto previsto dall'articolo 20, comma 2, d.lg. n. 196/2003, contenuto nell'allegato Regolamento, parte integrante e sostanziale del presente atto;
* di stabilire che a detto Regolamento sarà data ampia diffusione nell'ambito della comunità locale, in particolare, attraverso la pubblicazione (indicare la soluzione adottata):

- all'Albo pretorio del Comune
- nel sito Internet del Comune
- nel periodico edito dal Comune
- mediante affissione presso .......................
- altro (specificare):..........................
* di precisare che il presente atto non comporta alcun impegno di spesa a carico del bilancio comunale e pertanto non ha rilevanza sotto il profilo contabile, eccezion fatta delle spese eventualmente sostenute per la sua diffusione.

REGOLAMENTO RELATIVO ALL'IDENTIFICAZIONE DELLE ATTIVITÀ CHE PERSEGUONO RILEVANTI FINALITÀ DI INTERESSE PUBBLICO, AI SENSI DEL DECRETO LEGISLATIVO 30 GIUGNO 2003, N. 196
ARTICOLO 1

Oggetto del Regolamento

In attuazione delle disposizioni di cui all'art. 20, comma 2, del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, le tabelle che formano parte integrante del presente Regolamento, contraddistinte dai numeri da 1 a 30, identificano i tipi di dati sensibili e giudiziari per cui è consentito il relativo trattamento, nonché le operazioni eseguibili in riferimento alle specifiche finalità di rilevante interesse pubblico perseguite nei singoli casi ed espressamente elencate nella Parte II del d.lg. n. 196/2003 (artt. 59, 60, 62-73, 86, 95 e 112).

Ai sensi dell'art. 22, comma 3, del d.lg. n. 196/2003, in relazione alla identificazione effettuata è consentito il trattamento dei soli dati sensibili e giudiziari indispensabili per svolgere le attività istituzionali, ferma restando l'inutilizzabilità dei dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali secondo quanto disposto dall'art. 11 del d.lg. n. 196/2003.

Esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi

In attuazione dell'art. 59 del d.lg. n. 196/2003, i tipi di dati sensibili e giudiziari contenuti nei documenti amministrativi e le operazioni di trattamento effettuate in applicazione della disciplina sul diritto di accesso sono regolati dalla legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modificazioni, dal decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267 e dalle altre disposizioni di legge in materia, nonché dai relativi regolamenti di attuazione. A tal fine, in applicazione dell'art. 22, comma 5, del d.lg. n. 196/2003, sono consentite unicamente le operazioni di consultazione, selezione, estrazione, utilizzo e comunicazione.

Ai sensi dell'art. 60 del d.lg. n. 196/2003, quando la richiesta di accesso concerne dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale, il trattamento è consentito solo se il diritto sottostante che il terzo intende far valere, sulla base del materiale documentale al quale chiede di accedere, è di rango almeno pari ai diritti dell'interessato, ovvero consiste in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile.